Als jij bezoekers, medewerkers of klanten om persoonlijke informatie wilt vragen, dan is een privacyverklaring voorbeeld handig om deze zelf op te stellen. Onder persoonsgegevens wordt verstaan informatie over namen, adressen en woonplaatsen, telefoonnummers en ook postcodes en huisnummers. De regels over privacy verklaringen zijn tegenwoordig op Europees niveau geregeld, omdat het internet hier een grote verandering in teweeg heeft gebracht. De beste manier om verder toe te lichten waarom je een privacyverklaring nodig hebt en wat er in moet komen te staan, is door een privacyverklaring voorbeeld.
Een privacyverklaring voorbeeld: een mailinglijst
Veel bedrijven gebruiken een mailinglijst als onderdeel van hun online marketing strategieën. Je verzamelt gegevens over mensen en stuurt ze informatie. Het mooie van een mailinglijst is dat je een publiek bereikt dat die informatie vrijwillig wil ontvangen. Het is dus een ideale manier om klanten te winnen, maar wel een methode waar een privacy verklaring voor nodig is. Deze schrijf je zelf en dan zijn de volgende privacyverklaring voorbeeld punten belangrijk.
- Begin met jouw naam, contactgegevens en KvK registratienummer. Zet er ook een apart telefoonnummer of andere contact gelegenheid bij als mensen specifiek op zoek zijn naar informatie over privacy of een klacht in willen dienen.
- Vermeld daarna waarom jij deze persoonlijke gegevens nodig hebt. In dit privacyverklaring voorbeeld is dat dus om iemand zo goed mogelijk van informatie te voorzien over je producten of diensten.
- Vertel in je privacyverklaring ook over waar de gegevens naartoe gaan. Bewaar je deze zelf of gebruik je daar een derde partij voor?
- Geef aan wat je eraan gedaan hebt om de gegevens veilig te stellen en hoe lang je ze wilt bewaren.
- Benoem de rechten die iemand die de privacyverklaring ondertekend heeft krijgt. Mogen ze hun gegevens inzien? Kunnen ze veranderingen doorbrengen? Mogen ze vragen om de gegevens te laten verwijderen? In ons privacyverklaring voorbeeld kun je hier de ‘uitschrijven’ functie benoemen.
Een Europese wetgeving
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is verantwoordelijk voor het controleren van privacy verklaringen in Nederland. Dit wordt geregeld via de Europese General Data Protection Regulation (GDPA). Deze situatie is in 2018 tot stand gekomen toen de AVG de plaats van de Wet Bescherming Persoonsgegevens innam. Omdat dit een Europese richtlijn is, zijn de boetes ook groot. Het is dus belangrijk dat je je privacyverklaring goed opstelt. Alleen een privacyverklaring voorbeeld gebruiken en overnemen is dan niet voldoende.
Laat je privacyverklaring controleren
Nadat je jouw privacyverklaring voor je mailinglijst hebt opgesteld kun je deze officieel publiceren. Het is dan wel verstandig om niet alleen ons privacyverklaring voorbeeld te nemen, maar om een juridisch adviseur te vragen om hem door te lezen en te controleren. Alleen dan weet je met zekerheid dat je een goede en waterdichte verklaring hebt opgesteld. Vervolgens zorg je ervoor dat iedereen die je uitnodigt om je mailinglijst te tekenen deze verklaring ziet, leest en er akkoord mee gaat. Op die manier hoef je je over de AVG geen zorgen te maken.